1) Communiquez à vos administrés sur les conditions de distribution de masques
Que faut-il communiquer à ses administrés ?
Afin de rassurer vos administrés et assurer une distribution de masques efficace, communiquez avec transparence sur toutes les questions que peuvent se poser vos habitants en fonction des supports à votre disposition. Indiquez la quantité de masques qui seront distribués et la répartition par personne, les documents nécessaires pour venir les récupérer (pièce d’identité, justificatif de domicile, livret de famille, fiche de retrait), les modalités de distribution (distribution à domicile, point de distribution dans la collectivité, créneaux horaires), l’accès aux potentiels services d’identification des personnes et de prise de rendez-vous, les consignes sanitaires à respecter.
La ville d’Issy-les-Moulineaux à publier une page sur le site internet de la ville sous forme de foire aux questions (FAQ) pour communiquer sur la distribution de masques.
Sur quels supports communiquer ?
Multipliez les supports de communication pour maximiser la réception de l’information par tous et répéter-la de manière régulière. En fonction des supports disponibles, adaptez votre discours. Sur votre site internet, vous pouvez développer toutes les modalités concernant la répartition de masques. Sur votre page Facebook, vous pouvez indiquer en temps réel les différentes étapes dans le processus de distribution des masques comme le partage de sondages en ligne pour réserver les masques, la prise de rendez-vous pour venir récupérer les masques, les points de distribution dédiés, les documents à fournir.
Enfin vous pouvez alerter par SMS et par email sur les dates de distribution des masques et personnaliser le message le jour J en fonction des créneaux préalablement sélectionnés par les habitants pour rappeler que la personne concernée doit venir le récupérer par exemple. Découvrez la solution mesalertes.fr de Citopia pour envoyer SMS et emails personnalisés en quelques clics !
2) Définissez les modes de distribution de masques
En fonction de la taille de votre collectivité, du personnel disponible et de la mobilité des administrés, plusieurs possibilités peuvent être envisagées pour la distribution de masques en garantissant la sécurité de tous et la bonne réception.
Les lieux communaux :
Si vous avez suffisamment d’agents communaux et/ou de bénévoles mobilisés, vous pouvez réquisitionner les lieux publics communaux pour répartir l’afflux de personnes dans la distribution de masques tels que la mairie, les salles des fêtes, les gymnases, les terrains de sport de plein air. À Saint-Gaudens, c'est dans les salles des fêtes que ces masques pourraient être distribués aux habitants.
Les commerces de la collectivité :
Si vous manquez de personnel ou si vous souhaitez multiplier les points de distribution de masques, vous pouvez également déléguer une partie de la distribution dans les commerces volontaires comme les pharmacies, les supermarchés, les bureaux de poste. Par exemple, la ville de Castres pourrait mettre en place plusieurs lieux de drive.
La distribution à domicile par les agents communaux et les bénévoles :
Si la taille de votre collectivité vous le permet et si vous avez suffisamment de personnel, vous pouvez envisager la distribution de masques à domicile. Dans tous les cas, ce mode de distribution est à privilégier pour les personnes âgées ne pouvant pas se déplacer, les personnes à risques ou les personnes contaminées.
La voie postale :
Enfin certaines collectivités ont fait le choix de faire appel aux services de La Poste pour distribuer leurs masques en boite aux lettres. C’est le cas notamment de la ville de Toulouse qui va signer une convention avec le groupe postal pour distribuer les masques à tous ses habitants.
3) Simplifiez la répartition des masques
Sondage en ligne :
Pour connaitre la composition des foyers, anticiper la quantité de masques ou encore déterminer le mode de distribution de masques, vous pouvez inviter vos administrés à remplir un formulaire en ligne que vous aurez préalablement créé. Il existe de nombreux sondages en ligne facile et rapide à mettre en place dont certains sont gratuits comme Google Form. Vous pouvez ainsi interroger vos administrés sur le nombre d’habitants dans le foyer, l’âge des membres, la possibilité de se déplacer ou non (notamment pour les personnes âgées ou à risques), les points de distribution qu’ils privilégient, etc. Par exemple, la ville de Torcy a mis en place un sondage en ligne pour que les habitants puissent réserver leurs masques.
Prise de rendez-vous en ligne :
Pour répartir et distribuer les masques efficacement, vous pouvez également opter pour une solution tout en un de prise de rendez-vous en ligne. Avec rendezvousonline.fr de Citopia, proposez à vos administrés de sélectionner un créneau disponible parmi vos propositions pour venir récupérer leurs masques en indiquant l’identité des membres du foyer et le lieu sélectionné (point de distribution ou domicile). Ce dispositif disponible 24h/24 et 7j/7 offre une flexibilité et une simplicité de réponse pour vos administrés et permet à la collectivité de s’organiser efficacement. Les administrés reçoivent ensuite automatiquement une confirmation et un rappel par email ou par SMS ainsi qu’un listing des pièces à fournir indiqué par la mairie (carte d’identité, justificatif de domicile, attestation sur l’honneur,…).
Enfin le serveur vocal interactif intégré permet via le numéro de téléphone de la mairie et grâce à la reconnaissance vocale de prendre rendez-vous pour l’interlocuteur mais aussi de fournir de l’information (horaires d’ouverture, pièces à fournir, …) ou d’annuler un rendez-vous existant. Ainsi les personnes n’ayant pas accès à internet ne sont pas écartées de la distribution des masques. A long terme, cette solution vous permettra également de proposer tous types de rendez-vous.
